Jobbsökarguiden

När du ska skicka dina ansökningshandlingar består de vanligtvis av ett CV och ett ansökningsbrev (personligt brev).

Ditt CV syftar till att ge läsaren en bra översikt över din professionella bakgrund: yrkeserfarenheter, utbildningar och andra relevanta kompetenser. Brevet syftar till att utveckla hur dina erfarenheter kan komma till nytta i en sökt tjänst.

Matcha behoven i annonsen

Ansökningshandlingar ska bygga på vad som efterfrågas i kravprofilen, och du måste hjälpa läsaren att förstå hur du matchar de behov som de uttryckt i annonsen.

En annan framgångsfaktor är att komplettera sina påståenden om sig själv med exempel eller förklaringar för att undvika att lämna till läsaren att tolka din text för att hitta svaren på tre viktiga frågor:

• Varför söker du tjänsten?
• Vad kan du?
• Vad blir dina bidrag och fördelar i den nya tjänsten?

Beskriv dina yrkeserfarenheter

Det gäller också att tydligt beskriva sina relevanta yrkeserfarenheter. Även om potential, relevanta egenskaper och beteenden är viktiga på dagens arbetsmarknad, verkar arbetsgivare fortfarande vara mer intresserade av dina yrkeserfarenheter och kompetenser än dig som yrkesperson i den första fasen.

Syftet med ansökningshandlingarna är att arbetsgivarna ska bli så intresserade och nyfikna att de vill träffa dig för en intervju.

Ring kontaktpersonen

Börja med att ta fram platsannonsen och stryk under de nyckelord du kan hitta när det gäller krav på erfarenhet och utbildning, önskemål om egenskaper samt övriga önskemål eller krav. Du behöver matcha dessa nyckelord när du beskriver dig själv i brevet.

Förstår du innebörden i hela annonsen eller uppstår det några frågetecken? Ha som regel att ringa kontaktpersonen och ställ de frågor som är relevanta. Det finns många anledningar att ringa:

• Du kan få reda på om du överhuvudtaget är intresserad av jobbet.
• Du kan få information som gör att du kan formulera din ansökan bättre i förhållande till vad företaget söker.
• Du kan få prata med en person som kommer ihåg ert samtal som ett extra plus när de läser din ansökan.
• Du får en bra start på ditt ansökningsbrev ”Efter ett trevligt samtal med….. blev jag mycket intresserad av att söka jobbet då vi pratade om…”

Väldigt många arbetssökande ringer inte för de tror att de stör. Av den anledningen är det faktiskt inte så många som ringer. Men ofta är det tvärtom. Arbetsgivaren har satt ut en kontaktperson i annonsen för att de vill att du ska få svar på de frågor du har. Det blir dock svårare för jobbsökare när ett rekryteringsföretag sköter första urvalet då det är svårt för dem att ha någon djupare kunskap om tjänsten.

Förbered ditt samtal genom att skriva några punkter hur du vill lägga upp samtalet, till exempel:

• Var ligger tyngdpunkten i arbetsuppgifterna?
• Är det en ny tjänst eller en någon som ska ersättas?
• Vilka är utmaningarna i jobbet?

När du har gått igenom annonsen noga och fått mer information från samtalet, är det dags att skriva ansökningsbrevet!

Brevet behöver inte vara så långt, max en sida. Det viktigaste syftet med brevet är att övertyga och inte bara informera läsaren om varför man ska välja att kalla dig på intervju. Här kommer ytterligare tips för ditt brev:

Kontaktuppgifter

Lägg dina kontaktuppgifter även i brevet, gärna i sidhuvudet så spar du plats för din text.

Rubrik

Börja gärna brevet med en rubrik som slår an tonen i ditt budskap och som direkt gör läsaren nyfiken.

Första stycket

Första stycket ska fungera som en ordentlig intresseväckare som gör att läsaren blir nyfiken och vill läsa vidare. Varför söker du tjänsten och vad kan du bidra med, uttryckt i ett par meningar.

Bidrag

Efter första stycket fortsätter du att förklara och utveckla vad du har gjort och lärt dig som kan vara intressant för den sökta tjänsten. Fokusera på erfarenhet, utbildning och färdigheter.

Vad och hur?

Tänk också på att inte bara beskriva vad du har gjort, utan också hur du har genomför uppgifter och i vilket sammanhang.

Vem är du som yrkesperson?

Beskriv dina två till tre främsta egenskaper och koppla dem till exempel på hur du använt dem i arbetet.

Vem är läsaren?

Tänk på att beskriva din kompetens och erfarenheter på ett sådant sätt att man förstår dem även om man inte jobbar med samma sak. Det blir extra viktigt om du söker jobb i en ny bransch.

Varje ansökan är unik

Försök att skriva varje ansökningsbrev från grunden. Formulera dig så att läsaren känner att du bara har skrivit det här dokumentet till just dem.

Avslutning

Avsluta gärna ditt brev med att sammanfatta i två till tre punkter vad som skulle kunna vara huvudargumenten för att kalla dig på intervju.

Hämta inspiration från andra

Att beskriva vad man egentligen har gjort på sitt jobb, och få den som läser att förstå hur man har jobbat, är inte alltid helt självklart. I bilagan hittar du exempel på formuleringar som andra har använt i sina ansökningsbrev.

När du är klar med ditt ansökningsbrev, kan du kontrollera om du följt råden med hjälp av kontrollfrågorna nedan:

• Har du motiverat varför du söker tjänsten?
• Framkommer det varför de ska välja dig?
• Har du tagit med några exempel på dina resultat i tidigare arbeten?
• Är ansökan lättläst?
• Är det rättstavat och god svenska?
• Får man en bild av personen bakom din ansökan (personlighet)?
• När du beskriver dina egenskaper, har du verifierat dem med exempel?
• Är ansökan matchad mot annonsen?

Ett CV ska ge en bra översikt av din professionella bakgrund. Det ska vara snyggt uppställt och lätt för läsaren att hitta i. Försök att utveckla vad du har haft för uppgifter, vad du lärt dig och vad du bidragit med på dina olika arbetsplatser. Hjälp gärna läsaren att förstå vad du läst och lärt dig på de utbildningar och kurser du genomfört.

Nedan ser du ett förslag på disposition av ett CV med huvudrubriker.

Kontaktuppgifter

Skriver du högst upp i brevhuvudet. Ålder och civilstånd behöver du inte ta med.

Sammanfattning

Sammanfattningen i början hjälper läsaren att snabbt få en bild av din samlade kompetens och vad du vill göra framöver. Försök att vara så konkret som möjligt, så att mottagaren förstår att du verkligen har tänkt till och känner till din kompetens och dina mål.

Anställningar.

Börja med din senaste tjänst och arbetsgivare.

Först skriver du arbetsgivare, tjänst och anställningsår. Därefter skriver du dina huvudsakliga arbetsuppgifter. Skriv dem gärna i punktform istället för i löpande text, så blir det lättare för läsaren att ta till sig innehållet. Förslagsvis drar du ner beskrivningarna under de tjänster som ligger längre bort i tiden och som saknar relevans för din nuvarande yrkesinriktning.

En del väljer också att i en till två meningar lyfta fram någon insats eller uppgift som man är extra stolt över i samband med en viss tjänst. Det kan till exempel vara att man blivit utsedd till årets medarbetare, deltagit i introduktion av nyanställda, utvecklat nya rutiner och så vidare.

Utbildning

Specificera om du har någon akademisk examen och antalet högskolepoäng du har läst. Fundera också på om det kan vara intressant för läsaren att veta vad du hade för inriktning på ditt högskoleprogram och eventuellt examensarbete.

Kurser

Om du har gått kurser och utbildningar via ditt arbete, beskriv gärna omfattningen och vad du har lärt dig på kurserna.

Datakunskaper

I dag förutsätter de flesta att du kan de viktigaste programmen i office paketet. Skriv istället om och hur du har jobbat i något ekonomisystem, ärendehanteringssystem eller liknande.

Språk

Förklara gärna din skattning av dina språkkunskaper. Om du exempelvis har språkstudier från universitetet eller dagligen använder språket i ditt arbete, skriv gärna det.

Övrigt

Under övrigt kan du skriva erfarenheter och utbildningar som kan vara relevanta, men inte riktigt passar under de andra rubrikerna. Det kan till exempel vara ett förtroendeuppdrag, en certifiering, körkort eller liknande.

I bilagan hittar du en mall för ett CV

Att själv ta kontakt med arbetsgivare som du är intresserad av, men som inte har någon utannonserad tjänst, blir allt vanligare. Den här metoden är ett mer långsiktigt sätt att arbeta på. Målet är i första hand att få komma på besök, för att skapa kontakter inför den dag arbetsgivaren har behov av att rekrytera.

Fördelen för arbetsgivare är att de slipper en lång och kostsam rekryteringsprocess. Du som arbetssökande visar också att du har ett speciellt intresse för just dem och att du tar egna initiativ. Från kapitel 2 har du antagligen redan nu en lista med intressanta arbetsgivare som du kan ta kontakt med.

När du använder den här metoden att söka jobb på kan du välja att ringa till arbetsgivaren först och sen skicka ditt brev och CV, eller att först skicka och sedan följa upp med ett telefonsamtal. Välj det som du känner dig mest bekväm med.

Telefonmanus

Själva telefonsamtalet kräver lite förberedelser: Här är en mall för att göra ditt eget telefonmanus:

Skriva spontanansökan

Själva brevet påminner mycket om det du skriver mot en annons. Här är de viktigaste punkterna:

• En lockande inledning som motiverar mottagaren att läsa vidare.
• Anledningen till att du kontaktar just detta företag eller denna organisation.
• En klar bild av vad du kan bidra med.
• En positiv avslutning som uppmuntrar till vidare kontakt.

Ett stort nätverk med både vänner och bekanta, gamla jobbarkompisar från förr och en och annan nöjd före detta arbetsgivare är förmodligen den bästa plattformen för ett nytt jobb.

I de flesta undersökningarna kommer kontaktnätet upp som en av de vanligaste rekryteringskanalerna. Det är dock viktigt att notera att dina förstahandskontakter sällan erbjuder dig det nya jobbet, men de kan ibland tipsa om företag du kan söka upp eller personer som du kan kontakta.

Vad kan du få hjälp med?

Syftet med att kontakta personer i ditt kontaktnät kan naturligtvis variera beroende på vilken relation du har till personen och var på arbetsmarknaden personen själv befinner sig. Vissa personer kanske direkt kan ”öppna en dörr” till en för dig viktig arbetsgivare, medan andra kan tipsa om bra rekryteringskonsulter. För en annan grupp personer kan det bara vara bra att de blir påminda om vad du kan och vill, så att de kan tipsa om dig eller höra av sig när de hör om intressanta jobböppningar.

Lista dina kontakter

En första känsla för många är att man inte har så många kontakter, därför är det bra att börja ditt kontaktnätsarbete med att kartlägga dina mötesplatser och personer som du skulle kunna kontakta. Gör en bruttolista med alla kontakter du kan tänka dig. Mötesplatser där du kan hitta personer att kontakta skulle till exempel kunna vara kurskamrater på en kurs du läst genom jobbet, konstföreningen på ett tidigare jobb eller föräldragruppen i ditt barns idrottslag.

I nästa steg går du igenom din bruttolista och sorterar personer och mötesplatser utifrån hur du ska kontakta dem och vilket budskap du vill ge dem. Därefter skrider du till handling och börjar med dina praktiska kontakter.

Slutligen gör du en nettolista där du samlar de kontakter och mötesplatser som du tror är värda att följa upp och dokumenterar hur och hur ofta du ska återkomma.

Nettolista

När du har tagit kontakt med personerna på din lista är det dags att utvärdera vilka du ska hålla lite tätare kontakt med. Kanske för att de lovade att kolla upp något åt dig, eller bara för att de kan ha bra information eller tips.

Fundera nu på dessa frågor:

• Vad kom ni fram till i samtalet?
• Vilka nya namn har du fått som du kan ringa vidare till?
• Vilka ska du skicka ditt CV till?
• Vilka samtal ska du följa upp om ett tag?
•  Vem behöver få en påminnelse om det ni pratade om, och när?

I övningen nedan skriver du ner dina kontakter, vad ni har bestämt och när det är dags att ta förnyad kontakt med personen.

Arbetet med att underhålla och utveckla sitt nätverk är dynamiskt. Personer tillkommer på din första bruttolista och andra förvinner bort från nettolistan. Men ju fler personer du pratar med och är tydlig med vad du vill, desto större chans att någon kommer med värdefull information som leder till ditt nya jobb.

Om du har tänkt byta bransch eller arbetsuppgifter i ditt nästa jobb kan nyckeln vara att få in en fot och skaffa sig erfarenhet av den nya branschen eller de nya arbetsuppgifterna.

Andra fördelar med en praktikplats kan vara att du får

• ny arbetslivserfarenhet som dokumenteras i ditt CV
• färska referenser från en arbetsplats du nyligen har jobbat på
• nya kontakter som utökar ditt nätverk
• möjlighet att få visa vad du kan och öka chansen till anställning
• möjlighet att komma ut och jobba och få bättre självförtroende.

En praktikperiod kan sträcka sig från någon vecka till några månader. Det beror på vad du och arbetsgivaren ser för behov. Ordet praktik kanske kan låta konstigt om du har lång arbetslivserfarenhet. Andra benämningar kan vara praktisk kompetensutveckling, arbetsträning, eller prova-på jobb. Vilken benämning känner du dig mest bekväm med?

Om du ser att detta kan vara en möjlighet kan du kontakta din rådgivare på TRF/TFL. När du sedan ska försöka hitta en praktikplats, gör du på samma sätt som när du söker spontant till ett företag.

Inför arbetet med att hitta en praktikplats behöver du förbereda dig. Här kommer en checklista för att stämma av att du har de rätta verktygen.

• Jag har ett klart syfte med min praktik och en idé om längd på praktiken.
• Jag har en lista med arbetsgivare att kontakta.
• Jag har ett talmanus och vet vad jag ska säga när jag ringer arbetsgivaren för att fråga om praktikplats.
• Jag har ett ansökningsbrev som beskriver mitt syfte och vad jag kan bidra med.

 

Arbetspsykologiska tester som en del i rekryteringsprocesser är något som allt fler arbetsgivare väljer. I dag är det inte ovanlig att test används som ett första steg i ansökningsprocessen och till tjänster på alla nivåer i ett företag. Detta gör att allt fler av oss blir ombedda att genomföra arbetspsykologiska test när vi söker ett nytt jobb.

Allra vanligast är begåvningstester och personlighetstester. Frågorna är standardiserade och görs via nätet, ofta under tidsbegränsning. Som kandidat får du en länk med inloggning och instruktioner om upplägget för det aktuella testet. Du gör testet hemma och du ska ha genomfört det inom ett par dagar.

Prova på olika tester

Du som arbetssökande kan med fördel genomföra arbetspsykologiska tester innan du söker jobb. Att genomföra tester innan är bra, dels för att prova på metoden, så att du blir säkrare inför ett skarpt läge, och dels för att du genom testet kan få en bild av vad som är dina styrkor och vad som kan vara dina utvecklingsområden. På så sätt blir du också bättre rustad inför dina framtida jobbsökningsprocesser.

Nervositet kan vara bra

När det gäller begåvningstesterna är det lätt att känna nervositet. Du ska lösa uppgifter och det finns en klocka som räknar ner. Det kanske viktigaste är att påminna sig själv om att nervositet är helt normalt. Det kan till och med bidra till att man gör lite bättre ifrån sig. Genom att lära känna de olika testerna känns det troligen lite bättre när det är dags för en skarp rekrytering.

Tänk på att göra de olika testerna när du är utvilad, har gott om tid och inte behöver stressa vidare till något annat.

 

När det är dags för anställningsintervjun har du passerat första nålsögat. Arbetsgivaren bedömer då att din formella kompetens borde passa för jobbet. Nu är det mer fokus på vem du är som person och hur dina egenskaper, ditt förhållningssätt och dina drivkrafter passar för tjänsten.

Inför intervjun kan det vara bra att stämma av följande:

• Ta reda på vem du ska träffa och den personens funktion. Ibland kan det vara flera som deltar, vilket är bra att känna till innan.
• Stäm av hur lång tid du ska sätta av för intervjun. Det är viktigt att veta om du har 30 eller 90 minuter på dig. En lång intervjutid kan innebära djupgående frågor som också kräver en del förberedelse från din sida.
• Ingår det att göra några tester innan eller i samband med intervjun? Vilken typ av tester är det i så fall?

Läs på ordentligt

Arbetsgivaren vill också att du ska vara genuint intresserad av just den här tjänsten. Det kan du visa genom att läsa på ordentligt om arbetsgivaren, tänka till om tjänsten, ha reflektioner, relatera till webbplatsen och våga ha tankar kring det du har läst.

Ta med CV och referenser

Ta gärna med ett eget exemplar av ditt CV och ansökningsbrev. Det kan vara bra att ha framför sig under intervjun när du ska redogöra för din kompetens. Två referenser är också bra att förbereda eftersom det ofta efterfrågas vid intervjutillfället.

Tänk igenom dina svar

Innan intervjun är det bra om du också förbereder dina svar på de intervjufrågor som du tror kan komma upp.

En del arbetsgivare använder sig av klassiska självskattningsfrågor där du blir ombedd att beskriva dina starka och svaga sidor, svara på vad du tror att du gör om fem år och vad din chef skulle säga om dig.
Många arbetsgivare använder i dag kompetensbaserade intervjufrågor som istället fokuserar på hur du tidigare har agerat i olika situationer som man kan ställas inför i yrkeslivet. Det bygger helt enkelt på att personers tidigare beteende säger mycket om deras framtida beteende.

Istället för att svara på om du är duktig på att fatta beslut, ber intervjuaren dig berätta om ett tillfälle när du hade ett avgörande beslut att fatta. Vad gällde det? Hur gjorde du? Hur gick det?

Nu är du nära målet! Det återstår bara att prata med två referenser. De flesta arbetsgivare vill kontakta dina referenser efter intervjun för att få bekräftat att deras intryck av dig stämmer.

• En referensperson bör inte vara för långt tillbaka i tiden, max 8–10 år.
• Du bör ha minst två referenser, men gärna fler.
• Minst en av dessa bör vara en tidigare chef.
• Om du inte vill använda din senaste chef som referens, var beredd att tala om varför.
• Beroende på vad du söker inom för område kan dina referenser vara en kollega du har jobbat nära, en kund, en leverantör eller samarbetspartner. Referensen ska vara en person som känner dig väl och kan berätta hur du fungerat i arbetet eller under utbildningen.

Dessa uppgifter bör finnas när du lämnar dina referenser till intervjuaren:

• Namn och titel
• Arbetsgivare
• Telefonnummer inkl mobilnummer och e-postadress
• Din relation till personen (till exempel arbetskollega eller chef)

Kvalitetssäkring av referenser

För att referenserna ska bli optimala förbereder du dina referenser individuellt inför respektive referenstagning. När du kontaktar dem berättar du vad det gäller för jobb och vem som kommer att ringa. Påminn dem om vilka av dina arbetsuppgifter, insatser och resultat som gör dig lämplig för jobbet. Du kan inte påverka deras omdöme om dig men du kan hjälpa dem att göra referensen mer matnyttig. Glöm inte att tacka och ge återkoppling till referenserna antingen du fått jobbet eller inte. I det senare fallet ska du ju dessutom troligen använda dem igen inom kort.

De frågor som dina referenspersoner kan få är frågor liknande dem här nedan. Du kan gärna skicka över dem till din referens innan så att han eller hon kan tänka till innan.

• Hur skulle du beskriva xx arbetsuppgifter och dennes ansvarsområde?
• Vad upplever du som xx starka sidor, både vad gäller färdigheter, kunskaper och egenskaper?
• Vad upplever du som xx främsta förbättringsområden?
• Kan du ge exempel på en situation som xx har hanterat bra?
• Kan du ge exempel på en situation som xx har hanterat mindre bra?
• Hur upplever du att xx fungerar i samarbete med andra?
• Hur upplever du att arbeta tillsammans med xx?
• Om du skulle välja ett arbete åt xx, vad skulle det då vara?
• Skulle du kunna tänka dig att återanställa xx?

Stämma av och sammanfatta

Nu har du gått igenom ett antal olika jobbsökarverktyg som du kan ha nytta av på olika sätt beroende på din tidigare erfarenhet av arbetssökning och vad du tänkt söka för typ tjänster.

I övningen nedan får du hjälp att skapa en bild över vad som fungerar och vad du kan behöva arbeta mer med.